برگشت از فروش کالا دقیقاً چیست؟
برگشت از فروش زمانی رخ می‌دهد که مشتری، کالای فروخته‌شده را به فروشنده بازمی‌گرداند و فروشنده متعهد می‌شود مبلغ دریافتی را بازپرداخت کند یا حساب مشتری را بستانکار نماید. این عملیات هم‌زمان دو اثر مهم دارد: کاهش درآمد فروش و کاهش دارایی‌های شرکت. از آنجا که درآمد فروش در لحظه انتقال ریسک و مزایای مالکیت شناسایی می‌شود، بازگشت کالا در واقع اصلاح همان درآمد اولیه است. به همین دلیل حساب «برگشت از فروش» به‌عنوان حسابی کاهنده درآمد شناخته می‌شود و مانده آن در پایان دوره از فروش ناخالص کسر می‌گردد تا فروش خالص به‌دست آید.
مهم‌ترین دلایل بازگشت کالا در کسب‌وکارها
- معیوب بودن یا آسیب فیزیکی محصول هنگام حمل و نقل
- مغایرت مشخصات کالا با فاکتور یا سفارش مشتری
- ارسال مقدار بیشتر یا کمتر از توافق اولیه
- تأخیر در تحویل و انصراف مشتری از خرید
- سیاست بازگشت بدون قید و شرط برای جلب رضایت مشتری
شناخت این دلایل به مدیران کمک می‌کند تا ریشه بازگشت‌ها را بیابند و از تکرار آن‌ها جلوگیری کنند؛ زیرا هر برگشت، علاوه بر هزینه حمل و انبارداری، هزینه فرصت از دست‌رفته نیز به همراه دارد.
حساب‌های درگیر در ثبت برگشت از فروش
در ثبت این رویداد معمولاً سه حساب نقش اصلی را ایفا می‌کنند. نخست حساب «برگشت از فروش و تخفیفات» که ماهیت آن بدهکار است و همانند حساب کاهنده فروش عمل می‌کند. دوم حساب «مشتریان» یا «صندوق و بانک» که بستانکار می‌شود تا مطالبه مشتری کاهش یابد یا وجه نقد پرداخت گردد. سوم حساب «موجودی کالا» که در سیستم ثبت دائمی بدهکار می‌گردد تا کالای بازگشتی مجدداً به انبار افزوده شود.
نمونه سند حسابداری برگشت از فروش در سیستم دائمی
فرض کنید کالایی به ارزش ده میلیون ریال فروخته شده و بهای تمام‌شده آن هفت میلیون ریال بوده است. مشتری کالا را بازمی‌گرداند و فروشنده وجه را نقداً پرداخت می‌کند. ثبت نخست چنین است:
- بدهکار: برگشت از فروش و تخفیفات — ده میلیون ریال
- بستانکار: صندوق و بانک — ده میلیون ریال
و برای بازگرداندن کالا به انبار:
- بدهکار: موجودی کالا — هفت میلیون ریال
- بستانکار: بهای تمام‌شده کالای فروش‌رفته — هفت میلیون ریال
اگر فروش نسیه بوده باشد، به‌جای صندوق، حساب مشتریان بستانکار می‌شود و مشتری می‌تواند مبلغ را از بدهی خود کسر کند.
برگشت از فروش در سیستم ادواری چه تفاوتی دارد؟
در سیستم ادواری، موجودی کالا در لحظه بازگشت ثبت نمی‌شود و تنها در پایان دوره و پس از شمارش فیزیکی مشخص می‌گردد. بنابراین در این روش فقط سند مربوط به کاهش فروش و کاهش مطالبات ثبت می‌شود. بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک از سیستم ادواری استفاده می‌کنند، اما شرکت‌های بزرگ‌تر به دلیل نیاز به کنترل لحظه‌ای موجودی، سیستم دائمی را ترجیح می‌دهند.
نکته مهم درباره مالیات بر ارزش افزوده
در نظام مالیات بر ارزش افزوده، هنگام برگشت کالا فروشنده می‌تواند مالیات پرداختی مربوط به فروش اولیه را از مالیات فروش دوره کسر کند، مشروط بر آن‌که صورتحساب اصلاحی صادر شده و مستندات بازگشت نگه‌داری شود. بی‌توجهی به این نکته می‌تواند به پرداخت مالیات اضافی و افزایش بی‌دلیل هزینه‌های شرکت منجر شود.
کنترل داخلی و مستندسازی بازگشت‌ها
برای جلوگیری از سوءاستفاده، بهتر است برای هر برگشت یک فرم مجوز بازگشت تنظیم شود که شامل نام مشتری، شماره فاکتور، تاریخ فروش، دلیل بازگشت و تأیید مسئول انبار باشد. کاردکس کالا نیز باید بلافاصله پس از ورود کالای مرجوعی به‌روزرسانی گردد. تفکیک وظایف میان انباردار، حسابدار و مسئول فروش از دیگر اصولی است که احتمال تقلب را کاهش می‌دهد.
تفاوت برگشت از فروش با تخفیفات و سایر کسورات
برگشت از فروش با تخفیف نقدی یا تخفیف تجاری یکسان نیست. در تخفیف، کالا نزد مشتری می‌ماند و فقط مبلغ فاکتور کاهش می‌یابد؛ اما در برگشت، جریان فیزیکی کالا معکوس می‌شود. همچنین برگشت از فروش را نباید با «کسورات فروش» دیگر مانند هزینه حمل پرداختی از طرف فروشنده اشتباه گرفت، هرچند همه این اقلام در محاسبه فروش خالص نقش دارند.
اشتباهات رایج در ثبت برگشت از فروش
- کسر مستقیم مبلغ بازگشت از حساب فروش به‌جای استفاده از حساب برگشت از فروش
- عدم ثبت بازگشت کالا به انبار و ایجاد اختلاف میان موجودی واقعی و دفتری
- فراموش کردن اصلاح صورتحساب مالیاتی
- ثبت بازگشت در دوره‌ای که فروش در آن رخ نداده است
نتیجه‌گیری
برگشت از فروش کالا اگرچه در نگاه اول رویدادی ساده به نظر می‌رسد، اما اثر مستقیم بر درآمد، دارایی و تعهدات مالیاتی شرکت دارد. ثبت صحیح آن با استفاده از حساب برگشت از فروش، به‌روزرسانی دقیق موجودی انبار و مستندسازی کامل، تصویری واقع‌بینانه از عملکرد مالی کسب‌وکار ارائه می‌دهد و از تصمیم‌گیری‌های نادرست جلوگیری می‌کند.