اصول کلیدی بایگانی حرفه‌ای
برای پیاده‌سازی بایگانی اصولی، ابتدا اسناد را بر اساس نوع، سال مالی و مرکز هزینه طبقه‌بندی کنید. سپس برای هر سند شناسه یکتا، تاریخ و وضعیت دسترسی تعیین شود. تفکیک اسناد کاغذی و الکترونیکی، تعیین دوره نگهداری و تهیه نسخه پشتیبان در دو محل، از بروز فاجعه جلوگیری می‌کند. کنترل دسترسی نقش‌محور و ثبت ردپای کاربران، امنیت اطلاعات را بالا می‌برد.
خروجی مورد انتظار
- کاهش زمان بازیابی اسناد
- افزایش آمادگی برای حسابرسی و مالیات
- شفافیت در گردش مدارک